Wdrożenie informatycznego systemu podatkowego
Studium przypadku
Zdecydowałem się na przedstawienie tego projektu w swoim portfolio ze względu na wyjątkowy czas, w którym był realizowany. Początek ostatniej dekady XX wieku był wyjątkowo burzliwym okresem, w którym przeżywaliśmy ustrojową transformację, natomiast w świecie gwałtownie rozwijały się technologie cyfrowe. Komputery osobiste IBM PC z system MS-DOS i monochromatycznymi monitorami, coraz częściej trafiały do biur i domów. Ich sercem i mózgiem były 16-bitowe procesory Intel 80286, pamięć operacyjna RAM o pojemności około 4 MB i twarde dyski o pojemności 40-80 MB. Zewnętrznymi nośnikami danych były natomiast dyskietki (floppy disks) o pojemności 1,2 lub 1,44 MB. Tak, tak – to nie pomyłka – wszystko było liczone w megabajtach, a nie giga i terabajtach…
Wdrożenie sytemu informatycznego do wymiaru podatków od nieruchomości, autorstwa Tadeusza Groszka z firmy Info-System, było moim pierwszym, poważnym doświadczeniem w projekcie informatycznym. Obok nowych umiejętności technicznych i menedżerskich, wzbogaciło mnie w cenną praktykę z zakresu zarządzania zmianą organizacyjną. Projekt prowadziłem w ramach obowiązków sekretarza miasta Aleksandrów Łódzki, odpowiedzialnego za dostosowanie samorządowej administracji do nowych realiów ustrojowych. Bardzo pomogło mi interdyscyplinarne wykształcenie (techniczne i prawnicze), dzięki któremu byłem w stanie zapewnić dobrą komunikację między informatykami i urzędnikami. Zapewnienie wzajemnego zrozumienia między specjalistami z odległych od siebie dziedzin, miało podstawowe znaczenie dla powodzenia tego przedsięwzięcia. Umożliwiało także redukowanie emocji i zrozumiałego strachu przed utratą miejsc pracy.
Wyzwania
Wprowadzenie technologii informatycznej budziło ogromne obawy wśród pracowników Wydziału Finansowego. Niektórzy z nich byli przeświadczeni, że nie będą w stanie nauczyć się obsługi komputera, będącego dla nich urządzeniem zupełnie nieznanym. W krótkim czasie po uruchomieniu systemu, pracownice urzędu dostrzegły jednak ogromne ułatwienia, jakie zaoferowała im nowa technologia. Lęki zastąpiły radość i duma. Był to pierwszy, albo jeden z pierwszych tego typu systemów informatycznych, wdrożonych w regionie łódzkim.
Implementacja oprogramowania, opartego na sieciowym systemie operacyjnym Novell NetWare, wymusiła przejrzystość ewidencyjnej bazy danych oraz jawność przepływu informacji, z czego jednak nie wszyscy pracownicy byli zadowoleni. Jego uruchomienie wiązało się ponadto z koniecznością przepisania do postaci cyfrowej obszernej ewidencji gruntów. Z jednej strony była to spora dodatkowa praca, a z drugiej okazja dodatkowego zarobku.
Wdrażanie systemu informatycznego polega na przeprowadzeniu dwóch podstawowych grup czynności: (1) dostosowaniu systemu do potrzeb organizacji oraz (2) przeprowadzeniu zmian w organizacji, mających na celu efektywne wykorzystanie możliwości wnoszonych przez system informatyczny.”
Maria Romanowska
Efekty wdrożenia systemu informatycznego
Aplikacje komputerowe służące do wymiaru podatków uwolniły pracownice Wydziału Finansowego od uciążliwej ręcznej pracy przy kwartalnym naliczaniu podatków oraz ręcznym wypisywaniu tysięcy deklaracji podatkowych. Obliczanie wymiaru podatków na kalkulatorze było zajęciem żmudnym, męczącym i obarczonym sporym ryzykiem błędu. Po wprowadzeniu komputerów, wystarczyło jedynie oznaczyć zakres rekordów z ewidencji nieruchomości, a komputer i drukarka wykonywały resztę pracy. Od tamtej pory, praca urzędników podatkowych polegała głównie na aktualizowaniu danych dotyczących nieruchomości i odpowiednich stawek podatkowych.
System komputerowy umożliwiał swobodne zarządzanie pełnymi informacjami o podatku od nieruchomości oraz podatkach rolnym i leśnym, obliczanymi dla osób fizycznych i prawnych. Aplikacja była zintegrowana z elektroniczną ewidencją nieruchomości oraz modułem księgowości zobowiązań, zapewniając automatyczną wymianę danych związanych z należnościami. Umożliwiała realizowanie następujących funkcji:
- tworzenie i prowadzenie jednostek opodatkowania w oparciu o dane podatników;
- obsługę zobowiązań podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- naliczanie decyzji wymiarowych i zmieniających oraz automatyczne księgowanie należności;
- sprawdzanie danych o nieruchomościach;
- tworzenie zestawień oraz raportów niezbędnych do kontroli, uzgodnień i statystyk;
- definiowanie i naliczanie zwolnień oraz ulg podatkowych;
- wsteczne naliczanie podatku w oparciu o dane historyczne składników i stawek podatkowych;
- analizowanie stawek podatkowych i tworzenie symulacji przychodów;
- tworzenie i drukowanie spersonalizowanych decyzji podatkowych;
- drukowanie kwitariuszy przychodowych z możliwością automatycznego ich księgowania;
- rozliczanie zwrotu podatków.
Rozwój technologii informatycznej w Urzędzie Miasta przyczynił się ponadto do stosowania w codziennej pracy elektronicznych edytorów tekstu, takich jak ChiWriter, (zastąpionego później przez MS Word) oraz arkuszy kalkulacyjnych Quatro Pro i Lotus 1-2-3 (zastąpionych następnie przez MS Excel).
