Wszystkie organizacje zaangażowane są w projekty i każda z nich posiada krótszą lub dłuższą listę kosztownych niepowodzeń w ich realizacji. Przyczyn może być wiele ale najczęstszą z nich jest brak doświadczenia po stronie osób wyznaczonych do roli kierownika projektu. Typowym błędem jest powierzanie tej funkcji specjalistom w danej dziedzinie, którzy jednak nie posiadają ani odpowiednich umiejętności ani predyspozycji do koordynowania złożonych przedsięwzięć. Zarządzanie projektami to odrębna dziedzina wiedzy i sztuka. 

Opisane poniżej usługi polegają na świadczeniu bieżącej pomocy konsultacyjnej w toku realizacji projektów lub powierzeniu obowiązku koordynowania projektu (w całości lub części) zewnętrznemu konsultantowi. Wsparcie konsultacyjne może być realizowane zasadniczo w trzech formach:

    • instruktażowych szkoleń dla zespołów projektowych,
    • metodycznego doradztwa w toku realizacji projektów,
    • pełnego lub częściowego outsourcingu funkcji zarządzania projektami.

Oferowane usługi są adresowane do przedsiębiorstw, jednostek administracji rządowej, jednostek samorządu terytorialnego oraz do organizacji typu non-profit. Podstawowa korzyść, jaką odnoszą organizacje decydujące się na podjęcie oferowanej współpracy, to redukcja ryzyka niepowodzenia przedsięwzięcia projektowego i strat z tego tytułu.

Zarządzanie projektami w biznesie i administracji

Cele współpracy

Zapewnienie profesjonalnego wsparcia w planowaniu i prowadzeniu projektów sponsorowanych na poziomie zarządu lub najwyższej kadry zarządzającej. Świadczenie pomocy konsultacyjnej, szkoleniowej oraz outsourcing zarządzania projektami obejmujący: formułowanie założeń projektowych, planowanie projektu, organizowanie zespołu projektowego, kierowanie projektem, zarządzanie ryzykami, koordynowanie interdyscyplinarnych zagadnień, aspekty prawne i współpracę z organami regulacyjnymi oraz raportowanie. 

Rodzaje projektów 

Projekty informatyczne i technologiczne 

  • Rozwijanie usług elektronicznych w sektorze ICT 
  • Wdrażanie systemów klasy ERP, CRM i GIS 
  • Wdrażanie hurtowni danych i aplikacji analitycznych 
  • Projektowanie i rozwijanie serwisów internetowych 
  • Rozwijanie systemów eCommerce 
  • Rozwijanie rozwiązań z zakresu eAdministracji 
  • Rozwijanie miejskich systemów teleinformatycznych 

Zarządzanie strategiczne 

  • Planowanie strategiczne w biznesie i administracji publicznej 
  • Identyfikowanie i systematyzowanie mierników operacyjnych  
  • Mapowanie strategii i opracowywanie zrównoważonych kart wyników 
  • Wdrażanie systemów z zarządzania przez cele 
  • Wdrażanie systemów budżetowania zadaniowego
  • Rozwijanie systemów wieloletniego planowania inwestycji 
  • Moderowanie sesji warsztatowych dla kadry zarządzającej 
  • Wdrażanie rozwiązań z zakresu Competitive Intelligence 

Organizacja zarządzania

  • Optymalizowanie procesów biznesowych i procedur operacyjnych
  • Modelowanie i optymalizowanie rozwiązań organizacyjnych
  • Prowadzenie wewnętrznych audytów organizacyjnych
  • Planowanie i zarządzanie zmianą organizacyjną 
  • Organizowanie biura zarządzania projektami 
  • Organizowanie biura strategii 

Projekty specjalne 

  • Projekty strategiczne sponsorowane na poziomie zarządu 
  • Przygotowywanie ofert przetargowych 
  • Projekty wymagające interdyscyplinarnej koordynacji 
  • Reprezentowanie firmy przed organami regulacyjnymi 
  • Tworzenie i redagowanie wewnętrznych aktów normatywnych
  • Formułowanie oraz negocjowanie wielostronnych umów
  • Opracowywanie biznesplanów dla nowych przedsięwzięć 
  • Organizowanie spółek prawa handlowego
  • Organizowanie stowarzyszeń i fundacji 
  • Projektowanie graficzne i produkcje multimedialne 
  • Copywriting 

Korzyści dla klienta

  • Całościowe, interdyscyplinarne podejście do przedsięwzięć
  • Sprawna organizacja postępowania projektowego
  • Analizy wykonalności i opłacalności projektów
  • Poprawna identyfikacja i organizacja zasobów projektowych
  • Optymalne budżetowanie projektu
  • Sprawna i terminowa realizacja zadań projektowych
  • Spełnione założenia jakościowe w projekcie
  • Sprawne zarządzanie ryzykami projektowymi
  • Właściwe dokumentowanie działań projektowych
  • Raportowanie statusu projektu
  • Rzetelność i odpowiedzialność we współpracy 

Jednym z głównych zadań kierownika projektu jest zarządzanie zespołem projektowym
i motywowanie go, aby zrealizował wszystko, co jest potrzebne w projekcie.
Sam proces i metodyki nie wystarczą, aby to osiągnąć. Kierownik projektu
zarządza przede wszystkim ludźmi.

Richard Newton

Współpraca w projektach

Konieczność zapewnienia profesjonalnego wsparcia w projektach wynika z potrzeby ochrony organizacji przed błędami skutkującymi stratami lub całkowitym niepowodzeniem w realizacji zamierzonego przedsięwzięcia. Zarządzanie projektami to samodzielna dziedzina wiedzy i sztuka, obejmująca sprawdzony w praktyce zbiór metod i umiejętności. Udział wysokiej klasy ekspertów w powiązanych z projektem specjalnościach jest konieczny, natomiast nagminnym błędem jest powierzanie im odpowiedzialności za organizowanie i koordynowanie przedsięwzięć projektowych. Bardzo często nie posiadają oni do tego ani odpowiedniej profesjonalnej wiedzy ani umiejętności i predyspozycji. Prowadzenie projektu należy powierzać przygotowanym do tego kierownikom projektów. 

Zakres i formy wsparcia w projektach

Szkolenia z zakresu zarządzania projektami 

Praktyczne wprowadzenie sponsorów projektów i zespołów projektowych w problematykę zarządzania projektem, a w szczególności zasad przygotowania koncepcji i planowania projektu, organizacji zespołów projektowych oraz wykonywania zadań i dokumentowania zagadnień projektowych. 

Wsparcie konsultacyjne w postępowaniach projektowych  

Polega na zapewnieniu bieżącego nadzoru nad metodyczną oraz merytoryczną prawidłowością postępowania projektowego. Świadczone jest  na poziomie sponsora projektu, komitetu sterującego lub kierownika projektu. Celem jest zapewnie sprawnego przebiegu projektu, uzyskanie wymaganych parametrów jakościowych oraz minimalizacja ryzyk.

Outsourcing zarządzania projektami 

Polega na powierzeniu konsultantowi obowiązków kierownika projektu bądź kierownika zespołu zadaniowego albo wykonaniu wskazanych zadań projektowych. Przekazanie odpowiedzialności może przybrać między innymi formę pełnomocnictwa rodzajowego, ustalającego zasady reprezentacji klienta w określonym zakresie (np. w negocjacjach z partnerami biznesowymi lub w postępowaniu przed organami regulacyjnymi). 

Przyczyny niepowodzeń w projektach

Wszystkie organizacje posiadają listę kosztownych niepowodzeń w projektach.

  

Główną przyczyną niepowodzeń w projektach jest niedostateczne doprecyzowanie oczekiwań dotyczących produktów z projektu.
Brak zaangażowania po stronie sponsora projektu przekłada się zazwyczaj na niedostateczne planowanie, zarządzanie ryzykami projektowymi
oraz słaby bieżący nadzór nad postępem prac w projekcie.

Warunki i formy współpracy 

Nawiązanie współpracy w ramach oferowanych usług poprzedzone jest etapem analizowania potrzeb klienta, konkretyzowania celów oraz ustalania jej zakresu. Podstawą decyzji o nawiązaniu współpracy jest ocena specyfiki przedsięwzięcia oraz uwarunkowań jego realizacji. Współpraca w ramach wsparcia konsultacyjnego w projektach obejmuje następujące etapy: 
  • zawarcie umowy o poufności, 
  • uzgadnianie potrzeb klienta w sferze zarządzania projektami oraz zakresu współpracy, 
  • formułowanie celów i zadań oraz kryteriów akceptacji wykonanych prac, 
  • uzgodnienie założeń koncepcyjnych projektu i ramowego harmonogramu współpracy, 
  • ustalanie zasobów niezbędnych do realizacji planowanych zadań, 
  • ustalenie zasad komunikacji oraz innych szczegółowych warunków współpracy, 
  • zawarcie umowy o współpracy, 
  • wykonanie umówionych prac, 
  • zamknięcie i rozlicznie projektu, 
  • opracowanie raportu końcowego i materiałów prezentacyjnych. 

Podstawowe formy prawne mogące stanowić podstawę nawiązania współpracy w projektach zostały przedstawione na stronie Współpraca

W projektach wdrożeniowych, których celem jest zakupienie i zaimplementowanie określonych rozwiązań technicznych, występują zazwyczaj trzy strony: kupujący, sprzedawca oraz konsultant. Rola konsultanta w tego typu projektach może być dwojakiego rodzaju: (1) może występować jako doradca lub kierownik projektu po stronie kupującego albo (2) jako doradca po stronie dostawcy. Jego rola w obu przypadkach polega na zapewnieniu efektywnej komunikacji między stronami oraz ułatwieniu implementacji systemów. 

Cykl życia projektu i produktu z projektu

Biuletyn

Nowości, porady, informacje.
Zapraszam do subskrypcji!